Info Rechnungsbüro

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Tutorial: Übersicht und Einführung

Kurzfassung

Das "Rechnungsbüro" ist ein online-Tool, um Rechnungen mit einem abtrennbaren Einzahlungsschein mit dem QR-Code zu erstellen. Das Ergebnis ist ein pdf, das auf ein A4 Einzahlungsschein Swiss QR "blanko" ausgedruckt werden kann oder als pdf versendet werden kann.

1.) Adresse erfassen unter "Eingabe Rechnungsadresse" (Ausser die Adresse wurde schon früher erfasst.)

2.) Unter "Eingabe Rechnungsnummer" bei [+ Neueintrag +] neue Rechnung erstellen.

3.) Unter "Eingabe Rechnungspositionen" einzelne Positionen mit Datum, Buchungstext, Anzahl/Menge und Betrag erstellen.

4.) Unter "Eingabe Rechnungsnummer" Menu "Positionen" anwählen und "Rechnung auswählen". Das ausdruckbare pdf mit Rechnungsadresse, Briefkopf, den einzelnen Positionen und dem EZ-Teil mit QR-Code wird mit einem Klick angezeigt.

Grundlegendes zum Formular.

Das Rechnungsbüro besteht aus drei Formularen. Versteht man die Grundfunktionen, ist es immer wieder dasselbe. Das Wichtigste zuerst: Solange nicht auf "Speichern" geklickt wird, dreht sich nur die Welt weiter. Zwei entscheidende Dinge passieren in einem Formular:

1.) Nach Klick auf [+ Neueintrag +] können neue Daten erfasst und gespeichert werden. (Insert)

2.) Die Daten werden verändert oder korrigiert. (Update). Dies ist möglich gleich nach dem Speichern oder nach dem die Daten neu ins Formular geladen wurden. (Beispielsweise durch Anklicken bei "Ausgabe Rechnungspositionen".)

Das ist ein Formular

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Kopfleiste

Nach dem Titel "Rechnungsbüro" folgt ihr Anmeldename. Klicken Sie darauf, sind Sie wieder ausgeloggt. Ansonsten hält das Login bis Ende Monat.

|Reset| setzt alle Variablen zurück und macht alles frei für einen Neueintrag.

Die Menüs "Rechnungsnummer", "Rechnungspositionen" und "Rechnungsadresse" sind mehr Spielerei. Mit einem Klick können Sie beliebig ein- oder ausgeblendet werden. Es kann für einen kleineren Bildschirm mehr Platz schaffen. Das "Rechnungsbüro" ist allerdings nicht für's Handy geschaffen. Es soll bewusst einen grossen Überblick über alle drei Formulare schaffen.

Eingabe Rechnungsadresse

csv: Eingabe einer kommaseparierten Datei in dieser Reihenfolge: anrede,vorname,nachname,zusatz,strasse,plz,wohnort,email,telefon. Dann auf 💃 ➔ Daten werden in Formular eingetragen, aber erst nach "Speichern" in die Datenbank übernommen.

Suche: Gesuchten (Vor)Namen eintippen. Es können auch Buchstaben mitten aus dem Namen sein. Mit dem ersten eingetippten Buchstaben, öffnet sich unterhalb des Feldes Namensvorschläge schon vorhandener Einträge. Gefundenen Vorschlag anklicken. Für das Programm ist die Zahl vor dem ersten Komma wichtig. Dann auf 💃 klicken.

Formular: Zusatz bedeutet eine weitere Adresszeile. Zusatz, Email und Telefon sind keine Pflichtfelder. Solange nach der Anrede die Zahl -1 steht, gibt es einen Neueintrag, alle anderen Zahlen stehen für die interne ID-Nummer und Änderungen können gespeichert werden.

Löschungen sind nicht möglich, aber nötigenfalls Überschreibungen. (Bei Rechnungen mit dieser Adress-ID steht dann der neue Eintrag.)

Eingabe Rechnungsnummer

Zuerst auf [+ Neueintrag +] klicken. Der "Rechnungsname" ist frei wählbar. Wurde vorher die Adresse erfasst oder ein Name gesucht, gibt das Programm einen unverbindlichen Vorschlag. Der "Rechnungsname" wird dann unter "Rechnungspositionen" bei "R-Nummer" angezeigt.

Bei "Auswahl nach Monaten" werden vorhandene Rechnungen in Zeilen angezeigt. In einer Zeile von links nach rechts:

Positionen = Auswahlmenu um Rechnung, Mahnung oder Betreibungsandrohung zu erstellen.

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.

Mit "R" (Rechnung), "M" (Mahnung) oder "BA" (Betreibungsandrohung) können vorhandene pdf-Dokumente geöffnet werden. Sie sind auf dem Server gespeichert. Meine Empfehlung: Zur Sicherheit auch lokal bei Ihnen abspeichern. ➔

Rechte Spalte

Danach folgt als Link der Rechnungsname. Wird er angeklickt, wird ein Inline-Formular geöffnet mit den Daten zu diesem Rechnungsnamen. Es ist dasselbe Formular wie bei einem Neueintrag. Läuft alles nach Wunsch, kann z.B. auf "Bezahlt" geklickt werden und bei "Einzahlungsdatum" das fiktive Datum auf das reale Datum geändert werden.

[-] = Löschung dieser Rechnung.

Eingabe Rechnungspositionen

Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen mit dem Buchungstext erfasst.

Steht "Bereit für Neueintrag", kann losgelegt werden.

Das ganze Formular und die "Rechnungsnummer" sollten automatisch richtig angewählt sein, wenn Sie vorher unter "Eingabe Rechnungsnummer" "Positionen" angeklickt haben.

Vorwahllinks: Sie können von Ihnen individuell gewünscht werden. Ein Klick genügt und der häufige und immer wieder gleiche Buchungstext ist erledigt. Linkname (als Erinnerung) und Buchungstext müssen nicht identisch sein.

Datum: Wann wurde diese Leistung erbracht?

Menge/Anzahl: Ein Klick ins Feld und die vorher gewählte Anzahl wird sofort gelöscht. Ist sie korrekt ➔ Kein Klick in dieses Feld.

"Betrag in CHF" ist selbsterklärend.

Nachdem mit "Speichern" der Eintrag in die Datenbank befördert wurde, ist Folgendes möglich:

1.) Den soeben erfassten Eintrag ändern.

2.) Den soeben erfassten Eintrag sehen Sie unter "Ausgabe Rechnungspositionen." als Link. Wird er angeklickt, kann er im Formular "Eingabe Rechnungspositionen" wieder bearbeitet/verändert/korrigiert werden."

Bei "Positionenübersicht" kann mit [X] eine Position gelöscht werden. (⚠ Sicherheitsabfrage vor dem Löschen.)

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Für's Login:

Email: login@megaweb.ch

Passwort: pw_51

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